Если масштабирование бизнеса больше похоже на масштабирование проблем - это несколько строк будут определенно к месту.
Обычно в каждой статье, я плавно подвожу к главной мысли через метафоры и примеры, но сегодня настроение быть резким и точным, как уведомление об увольнении ключевого сотрудника на котором завязано множество процессов в бизнесе.
Обычно в каждой статье, я плавно подвожу к главной мысли через метафоры и примеры, но сегодня настроение быть резким и точным, как уведомление об увольнении ключевого сотрудника на котором завязано множество процессов в бизнесе.
Теперь ближе к телу.
Почему я считаю, что внедрение регламентов - задача номер один для владельца бизнеса
Как бы громко не звучало моё заявление - это действительно так...
1. Повторяющиеся вопросы
Каждый божий день мне приходилось безконца повторять одно и тоже:
- как общаться с клиентом
- как я хочу чтобы заполнялась карточка сделки
- как и когда отправлять отчет за день
- почему нельзя есть за рабочим местом и оставлять грязные кружки
- почему нельзя опаздывать ///
И постоянно человеческий фактор брал верх на моими скилами управления. Он или забыл, или не понял, или это новый сотрудник. Одни и те же вопросы систематически разбавляли мой график.
Вторая часть дня была похожа на окно справок: «Дать скидку или нет?», «Можно уйти пораньше?», «Клиент ругается, что делать?»
Вторая часть дня была похожа на окно справок: «Дать скидку или нет?», «Можно уйти пораньше?», «Клиент ругается, что делать?»
2. Разделение функций
Еще одна важная проблема — все делали всё.
Работа распределялась между сотрудниками по принципу: делает тот кто ближе, кто раньше делал, кто более ответственный, кто сидит без дела. Но когда создавалась проблема и нужно найти ответственного – виноватых нет.
Прописать кто за что отвечает – это еще и правило, что всё остальное делать запрещено. А именно это создавало много сложностей.
Пример: когда менеджер пошёл за бумагой в концелярский магазин – новые заявки в это не обрабатывались и мы теряли клиентов.
По факту проблема в том, что функция "Закупок концелярии" никому не принадлежала и кому-то нужно было бросить всё, чтобы заняться не своим делом.
Решение: определить свободную функцию, описать правила выполнения, назначить ответственному.
Работа распределялась между сотрудниками по принципу: делает тот кто ближе, кто раньше делал, кто более ответственный, кто сидит без дела. Но когда создавалась проблема и нужно найти ответственного – виноватых нет.
Прописать кто за что отвечает – это еще и правило, что всё остальное делать запрещено. А именно это создавало много сложностей.
Пример: когда менеджер пошёл за бумагой в концелярский магазин – новые заявки в это не обрабатывались и мы теряли клиентов.
По факту проблема в том, что функция "Закупок концелярии" никому не принадлежала и кому-то нужно было бросить всё, чтобы заняться не своим делом.
Решение: определить свободную функцию, описать правила выполнения, назначить ответственному.
3. Обучение сотрудников
Сколько времени мы тратим на то, чтобы каждому сотруднику показать компанию, познакомить с продуктами, рассказать о принципах и целях компании, показать процессы, стандарты?
Дай угадаю, ни сколько) Потому что в 99% компании программы адаптации(знакомтсва с компанией) нового сотрудника не существует.
А кто это и делает - делает устно, гуляя за ручку с каждым новобранцем рассказывая что попадётся под ручку. Из-за этого тратится куча времени впустую, а качество знакомства с бизнесом крайне спорное.
А когда человек увольняется — знания, конечно, забирает с собой, и приходится всё повторять по кругу.
Решение: Создайте лист адаптации и вложите в каждую папку должности.
Дай угадаю, ни сколько) Потому что в 99% компании программы адаптации(знакомтсва с компанией) нового сотрудника не существует.
А кто это и делает - делает устно, гуляя за ручку с каждым новобранцем рассказывая что попадётся под ручку. Из-за этого тратится куча времени впустую, а качество знакомства с бизнесом крайне спорное.
А когда человек увольняется — знания, конечно, забирает с собой, и приходится всё повторять по кругу.
Решение: Создайте лист адаптации и вложите в каждую папку должности.
4. Сохранение опыта
Каждый сотрудник во время работы делает много ошибок за которые платит компания.
То клиента потеряем, потому что долго высылали КП, то маржу потеряли пока перекрашивал столешницу из-за несогласованного цвета, то материал испортили старой фрезой, так как не было стандартов обслуживания техники.
Весь праздник "обучения в бою" естественно оплачивает компания.
И чтобы не платить дважды по счёту - сохраняем весь опыт в регламентах. Которые естественно ложатся в программу обучения каждого сотрудника. Не царское это дело – наступать на грабли дважды, или трижды, ну вы поняли.
То клиента потеряем, потому что долго высылали КП, то маржу потеряли пока перекрашивал столешницу из-за несогласованного цвета, то материал испортили старой фрезой, так как не было стандартов обслуживания техники.
Весь праздник "обучения в бою" естественно оплачивает компания.
И чтобы не платить дважды по счёту - сохраняем весь опыт в регламентах. Которые естественно ложатся в программу обучения каждого сотрудника. Не царское это дело – наступать на грабли дважды, или трижды, ну вы поняли.
5. Качество коммуникации
Приходилось ли вам выяснять кто что сказал, что имел ввиду, когда и куда отправил, что должно быть в заявке или сделке, почему не указал, кому передал?
В моих бизнесах любое сообщение должно быть "прописанным", и для каждого типа выделен свой канал передачи.
В моих бизнесах любое сообщение должно быть "прописанным", и для каждого типа выделен свой канал передачи.
Отсюда родилось главное правило коммуникации: "Всё что не написано – не правда"
Например: организационное общение в телеграме, задачи по клиентам только в Amocrm, отчеты только на определенную почту. И когда мне нужно узнать детали я точно знаю где искать.
А ведь мог бы полистать Вайбер, вацап, заглянуть в Трелло, пару почт полистать. Делать же предпринимателю нечего, кроме как заниматься "расследованиями"
А ведь мог бы полистать Вайбер, вацап, заглянуть в Трелло, пару почт полистать. Делать же предпринимателю нечего, кроме как заниматься "расследованиями"
6. Корпоративная культура
Сколько сотрудников знают ценности и принципы компании? А осведомлены ли об истории основания, трудностях развития и сильных сторонах бизнеса в котором работают? Может, есть негласные правила общения, отношения к задачам или как и по какому вопросу обращаться к боссу?
Когда я создал правила поведения в компании и знакомил сотрудников с брендом, я вовлекал их в бренд и делал их частичкой нашего результата.
Так же снимал заранее много незаданных вопросов, делая работу сотрудника более предсказуемой.
Когда я создал правила поведения в компании и знакомил сотрудников с брендом, я вовлекал их в бренд и делал их частичкой нашего результата.
Так же снимал заранее много незаданных вопросов, делая работу сотрудника более предсказуемой.
Под знаменателем - одно правило
Если вам показалось, что "ой как много нужно писать", то есть хорошая новость. Запомните одно правило:
Один регламент лучше его отсутствия
Хочу вам подчеркнуть еще раз главную мысль: даже если вы напишите один регламент в бизнесе — уже большое дело.
Одной повторяющейся проблемой будет меньше. А если её умножить на кол-во раз, сколько бы она могла повториться за год - уже нарисовывается неплохая инвестиция в развитие вашего бизнеса.
Каждый регламент будет ежедневно освобождать минуты и часы вашего личного времени, которое вы сэкономите на обучении, объяснении, разбирательствах. И сохранит деньги на ошибках.
Выходит регламент — это денежный актив компании.
Масштабируйте бизнес, а не проблемы. Успехов 🫶
